Datenorganisation und Freigaben
Daten teilen mit Hilfe von Freigaben
10.2.1. Daten freigeben
Sie haben folgende Möglichkeiten:
Sie können E-Mail-Ordner an interne Benutzer zum Lesen freigeben. Wenn Sie einen E-Mail-Ordner freigeben, werden Unterordner nicht freigegeben.
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Sie können Adressbücher und Aufgabenordner an interne Benutzer zum Lesen oder zum Bearbeiten freigeben, an externe Partner nur zum Lesen.
Hinweis: Das Globale Adressbuch kann nicht freigegeben werden.
Sie können Kalender an interne Benutzer und an externe Partner zum Lesen oder zum Bearbeiten freigeben.
In der App Drive können Sie Ordner und Dateien an interne Benutzer und an externe Partner zum Lesen oder zum Bearbeiten freigeben. Wenn Sie einen Drive Ordner freigeben, werden Unterordner automatisch mit freigegeben.
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In allen Apps außer in der App E-Mail können Sie zusätzlich einen öffentlichen Link erstellen und an andere Personen weitergeben.
Mit Hilfe des öffentlichen Links können Personen die freigegebenen Daten nur lesen, nicht bearbeiten.
Beachten Sie die folgenden Hinweise:
In allen Apps außer in Drive werden freigegebene Ordner durch das Symbol markiert. In der App Drive werden freigegebene Objekte unterhalb des Ordners angezeigt.
Wenn Sie einen E-Mail-Ordner an einen internen Benutzer freigeben, muss der interne Benutzer diesen E-Mail-Ordner abonnieren, damit er die E-Mails dieses Ordners lesen kann, siehe Freigegebene oder persönliche E-Mail-Ordner abonnieren.
Als Ergebnis einer Freigabe erhalten interne Benutzer oder externe Partner bestimmte Berechtigungen an den freigegebenen Daten, siehe Welche Berechtigungen können verwendet werden? und Anwendungsbeispiele für Berechtigungen.
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Um Daten freizugeben, müssen Sie für den entsprechenden Ordner die Administrator-Berechtigung besitzen.
An Ihren persönlichen Ordnern vom Typ Adressbuch, Kalender, Aufgaben haben Sie exklusive Administrator-Berechtigungen. Sie können anderen Benutzern keine Administrator-Berechtigungen an diesen Ordnern erteilen.
Wenn externe Partner auf eine Freigabe zugreifen, gelten die folgenden Regeln und Verfahren:
Sie bestimmen, welche Personen mit welchen Berechtigungen auf eine Freigabe zugreifen dürfen. In Abhängigkeit davon werden externe Partner als Gastbenutzer mit oder ohne Kennworteingabe an der Groupware angemeldet.
Ein Gastbenutzer sieht in der Groupware ausschließlich die Daten und die entsprechenden Apps, für die eine Freigabe für den Gastbenutzer existiert.
Ein Gastbenutzer hat auf diese Elemente keinen Zugriff: die App E-Mail, die App Portal, das Globale Adressbuch.
Ein Gastbenutzer kann selbst keine Freigaben anlegen.
So geben Sie Daten frei für interne Benutzer oder externe Partner:
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Wählen Sie die App, in der Sie Daten freigeben möchten. Wählen Sie in der Ordneransicht einen Ordner.
In der App Drive wählen Sie alternativ im Anzeigebereich einen Ordner oder eine Datei.
Hinweis: Je nach App können manche Ordner nicht freigegeben werden.
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Klicken Sie neben dem Ordnernamen auf das Symbol . Klicken Sie auf .
In der App E-Mail klicken Sie auf .
In der App Drive klicken Sie alternativ in der Werkzeugleiste auf , oder Sie verwenden im Anzeigebereich das Kontextmenü.
Das Fenster zum Erteilen von Berechtigungen öffnet sich.
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Hinweis: In der App E-Mail ist die folgende Option nicht verfügbar.
In bestimmen Sie, wer Zugriff auf die Daten erhalten soll:
Wenn Sie die Daten ausschließlich an bestimmte Personen freigeben wollen, wählen Sie .
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Wenn Sie die Daten nicht nur an bestimmte Personen freigeben wollen, sondern an alle Personen, die einen Link zu den Daten erhalten, wählen Sie .
Mit Hilfe des Links können Personen die freigegebenen Daten nur lesen. Andere Berechtigungen können für öffentliche Links nicht vergeben werden.
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Um die gewünschten Personen einzuladen, geben Sie in einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein.
Um die Berechtigung einer Person festzulegen, wählen Sie in eine Benutzerrolle.
Um die Benutzerrolle einer hinzugefügten Person anzupassen, klicken Sie neben der Person auf die zugewiesene Benutzerrolle oder auf .
Um die Berechtigung für eine Person zu entfernen, klicken Sie neben der Person am rechten Rand auf das Symbol . Klicken Sie auf .
Wenn Sie Personen einladen, wird das Eingabefeld angezeigt. Bei Bedarf geben Sie eine Nachricht ein.
Wenn Sie gewählt haben, können Sie den Link weitergeben, indem Sie neben dem Link auf klicken.
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Um die Einstellungen anzupassen, klicken Sie in der Titelleiste auf das Symbol . Die folgenden Einstellungen sind verfügbar:
Link-Optionen
Wenn die Freigabe nach einer bestimmten Zeit erlöschen soll, wählen Sie in einen Zeitraum.
Wenn Sie den Zugriff mit Hilfe eines Passworts schützen wollen, geben Sie in ein Passwort ein. Stellen Sie sicher, dass der Empfänger des öffentlichen Links das Passwort erhält.
Einladungsoptionen
Damit Personen, die Sie zu einer Freigabe einladen, automatisch eine Nachricht erhalten, aktivieren Sie .
Untergeordnete Aktionen:
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